Como ya comentamos en nuestro anterior artículo, la procrastinación productiva puede traernos consecuencias importantes, por ello, es esencial conocer algunos hábitos o recursos que puedan ayudarnos a evitarla o gestionarla.

Podemos acabar procrastinando por muchas y diferentes causas, pero hay tres factores básicos: la falta de motivación, la falta de conocimientos y la falta de estructura a la hora de trabajar. Pero estos no suceden de manera aislada. Puedes empezar procrastinando una tarea porque no sabes cómo plantearla (falta de conocimiento), y si esta situación se prolonga durante demasiado tiempo, también aparecerá la falta de motivación.

Una vez hemos identificado el motivo por el que procrastinamos, debemos tomar medidas. La procrastinación hace que tengas la sensación de no tener el control sobre ti. Cuando te reafirmas y empiezas, estás tomando el control del momento y de tu vida, lo que ayuda aumentar la confianza en ti mismo y la productividad. Según Mel Robison, “los científicos han descubierto recientemente que cuando le damos al botón de posponer, se produce un impacto negativo en la funcionalidad del cerebro y en la productividad ¡y ese efecto puede durar hasta 4 horas!”

Una de las principales razones por las que la gente procrastina, es porque una tarea entra en conflicto con sus hábitos establecidos. Cuando trates de hacer algo que no es parte de tu rutina diaria, te costará esfuerzo y voluntad completarlo. Y aún más si la tarea no te resulta agradable. La mejor manera de dejar de procrastinar es formar hábitos que nos ayuden a aumentar nuestra productividad e intentar hacerlos parte de nuestra rutina, para que con el tiempo nos salgan de forma automática. A la mínima que notes que dudas, que haces tareas más fáciles y que evitas el trabajo intenso, utiliza la técnica de Mel Robison: “5-4-3-2-1, ¡ya!” para empujarte y empezar las cosas importantes que tienes que hacer.

Pero ¿cómo podemos crear un hábito? Aquí os dejamos algunos consejos:

  1. Establece la cantidad de tiempo de cada día para este hábito.
  2. Crea un recordatorio para seguir este hábito en un tiempo específico.
  3. Comienza estableciendo una meta pequeña.
  4. Monitorea este hábito para asegurarte que lo haces cada día.
  5. Ten un plan para los días en que “no estés de humor” para llevarlo a cabo.
  6. Aumenta tus esfuerzos hasta que estés, consistentemente, realizando ese hábito el tiempo y los días marcados.

S. J. Scott, en su libro “23 hábitos anti-procrastinación”, nos proporciona varias soluciones para ayudarnos a gestionar la procrastinación. Queremos compartir con vosotros algunos de ellos, explicando los hábitos que puedes poner en práctica según la excusa o razón que te lleva a procrastinar. Hábitos que puede sernos útil para una o varias causas de procrastinación y que cada persona debe adaptarlos según su situación.

Excusa 1: “No es importante”

1. Crea metas S.M.A.R.T.: Debemos saber priorizar las tareas o proyectos. Crea el hábito de relacionar cada tarea o proyecto a una META. Pregúntate el “para qué” y “cómo” encaja en tus planes a largo plazo. Las metas deben ser S.M.A.R.T. (específica, medible, alcanzable, relevante y temporal).

2. Verifica tus progresos y éxitos: Nos ayudará a automotivarnos. Revisa mensual y semanalmente tus metas S.M.A.R.T, identificando las acciones que realizas y monitorizando el logro de ese hábito. Recuerda ser paciente, debemos entender que los resultados toman tiempo.

Excusa 2: “No sé cómo hacerlo”

1. Desarrolla habilidades basadas en el proyecto: A veces, no es suficiente con planificar un proyecto porque no sabes cómo hacerlo. Entonces es el momento de mejorar tus habilidades formándote. Crea un plan a seguir y una lista de tareas o actividades para lograr formarte en aquello que necesitas.

Excusa 3: “Me siento agobiado y tengo mucho que hacer”

1. Captura tus ideas: Según el Efecto Zeigarnick, cualquier pensamiento incompleto ocupará la mente hasta que lo hagas o escribas un plan de cómo lo harás. En ocasiones, nos sentimos agobiados por la cantidad de tareas que tenemos en mente que se deben realizar. Un consejo es capturar las ideas en el móvil, notas de voz, agenda… y hacer un plan de acción para aplicarlas más adelante.

2. Haz revisiones semanales y mensuales: Si no sabes si vas por el camino correcto no puedes modificar positivamente tu comportamiento o estrategias. Evalúa de forma objetiva tu progreso con frecuencia, es importante realizar una revisión semanal y otra mensual de tus tareas/ proyectos y metas. Agrega, borra o cambia lo que sea necesario y no dejes que se acumulen o se queden olvidadas.

3. Comienza en pequeño: Leo Babauta aconseja que, cuando una tarea se nos hace una montaña, debemos partirla en pequeñas partes. Para ello, podemos crear listas de proyectos y de tareas, fragmentando los procesos en pequeños pasos a seguir. Pero recuerda tomar los proyectos y procesos de uno en uno, la multitarea no es productiva porque divide tu esfuerzo y energía.

Excusa 4: “No tengo tiempo en este momento” o “Necesito hacer otra cosa primero”

1. Toma decisiones con La Regla 80/20: Este principio de Pareto dice que obtienes 80% de tus resultados con 20% de tus esfuerzos. ¿Qué 20% de tu trabajo produce el 80% de tus resultados? ¡Identifica esas tareas y céntrate en ellas!

2. Prioriza con el método ABCDE: Recuerda revisar cada día el listado de tareas a realizar al día siguiente y priorizarlas con el método ABCDE:

  • A: Tareas que se deben hacer durante el día sí o sí, ya que traerían consecuencias negativas si no se realizan.
  • B: Tareas que son importantes, pero que no son consideradas prioritarias para ese día. Deberían completarse solo luego de completar las tareas A.
  • C: Tareas que deben realizarse, pero no tienen ningún efecto negativo en tiempo límite.
  • D: Tareas que se deberían delegarse, ya que son importantes, pero no precisan de tu directa intervención. E: Tareas que se deberían eliminar.

*Babauta nos habla del concepto llamado “Most Important Tasks” (MITs) que es identificar las tareas que tienen un mayor impacto y hacerlas primero en la mañana.

3. Crea un sentido de urgencia: Según la Ley de Parkinson, el tiempo que toma completar una tarea se relaciona directamente con el tiempo que le das. Si creas un sentido de urgencia con cada tarea, completarás proyectos más rápido. Para ello, puedes crear fechas límite autoimpuestas.

Excusa 5: “Sigo olvidando hacerlo”

1. Ordena en lotes similares tareas rutinarias: Todos tenemos pequeñas tareas que consisten en una sola acción de pocos minutos que debe completarse, pero a menudo, se nos escapan durante un día ocupado. Una solución es agruparlas por lotes de semejantes, identificando las pequeñas tareas que son similares en acción y resultado, para realizarlas en un mismo espacio de tiempo.

David Allen, nos habla de la Regla de los Dos Minutos en la metodología GTD: Si la próxima acción puede hacerse en dos minutos o menos, hazla ya, aunque no se trate de nada urgente ni prioritario, de esta forma no se acumularán las pequeñas tareas y es mucho más eficiente.

2. Utiliza herramientas que te ayuden a gestionar tus tareas: Hoy en día existen muchísimas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a gestionar tu tiempo y recordarte tareas importantes que debes realizar, ¡úsalas! Te dejamos algunas que podrían serte de utilidad:

  • Trello es una aplicación para aplicar el método Kanban. Consiste en crear varias listas, dividiendo el trabajo en partes y visualizando las fases en una pizarra.
  • Todoist es un gestor de tareas inteligente que te ayuda a organizar tus tareas aprendiendo de tus hábitos y el tipo de actividades que tiendas a completar dependiendo de la hora y el día.
  • Any.do está diseñada para ser extremadamente fácil de usar y ocuparse de la organización de tus tareas
  • Google Keep es una herramienta bastante simple y completa. Se integra con Google Now, lo que quiere decir que puedes simplemente hablarle para añadir tareas a tu lista. Puedes agregarle notas, recordatorios, listas, fotos y audios a cada tarea que escribas. También puedes compartir con otras personas y crear tareas colaborativas.
  • Fokasu no es un gestor de tareas, pero podríamos considerarlo un gestor de tiempo. Es un temporizador que utiliza la regla 52/17, esa que dice que para maximizar el tiempo que funciona tu cerebro de la forma más efectiva, deberías trabajar por 52 minutos seguidos y tomar descansos de 17 minutos entre ellos.

Excusa 6: “No tengo ganas de hacerlo”

1. Di “no” a las actividades de baja prioridad: La parte más difícil de decir “no” es cómo manejar las reacciones de otros cuando estás, básicamente, diciéndoles que sus prioridades no son tuyas. El siguiente proceso puede ayudarte:

  • Identifica las tareas primordiales. No puedes decir siempre “no” a todas las solicitudes.
  • Analiza cuidadosamente cada solicitud que vaya contra tus prioridades actuales y proyectos. Si no concuerdan, entonces es necesario decir “no”.
  • Lo mejor es decirle a la persona que tienes algunos proyectos prioritarios que requieren tu completa atención y que no puedes ayudarle.
  • Trata de finalizar la conversación en una nota positiva. Si no puedes ayudar a una persona, recomienda a quien sí puede. Y si crees que puedes aceptar la solicitud, entonces di que responderás en una fecha específica.

2. Recompénsate: Puedes reforzar buenas acciones por medio de un sistema de recompensa y así superar una falta de motivación a la hora de realizar una tarea.

3. Practica técnicas de Mindfulness, visualización y meditación: Es fácil desmotivarse cuando tienes un millón de cosas por hacer. Crea una rutina de 5 o 10 min a seguir cada vez que te sientas desmotivado que consista en visualizar tus metas a través de actividades como la meditación, imaginando cómo será tu vida una vez logres una meta. Práctica el Mindfulness para trabajar con Atención plena.

Como hemos podido ver, la procrastinación productiva es un mal hábito que debemos combatir con otros hábitos. Esperamos que podáis poner en práctica algunos de los que hemos compartido con vosotros y os sean de utilidad.

Si estáis interesados en cómo conseguir gestionar la procrastinación personal o de vuestro equipo, ¡no dudéis en poneros en contacto con nosotros! Ofrecemos cursos que os podrán ayudar y os serán de gran utilidad para lograr alcanzar vuestras metas y objetivos.

¡Gracias!

#AgainstProcrastination